2019年04月14日 周日
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打电话的5点注意和接电话的4个小心
发布时间:2019年04月01日 [打印]

您有没有过这样的经历:夜深人静,人们都已进入了梦乡。突然电话铃声响起,拿起话筒一听,来电者说他有急事。什么急事?赶紧问。其实根本不是什么急事,就是问您明天能不能和他一起吃顿饭,真让人哭笑不得。这样的电话不仅让人烦,而且也损害了打电话者的形象。

接打电话这事儿看似寻常,实则反映出个人的知理修养问题。特别是在机关里工作,咱们就更得多注意。

职场处处皆学问,一起来学习~

拨打电话:需注意这5点

一、择时择地通话

有的人只以自己的情况为判断标准,选择自己方便的时候拨打电话,这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地地考虑对方的情况,是选择通话时机的基本原则。

拨打电话要选择通话效率高的时间,换句话来讲,就是人家不会厌烦的时间。比如休息时间尽量不要给他人打电话,除非万不得已。万一有急事打电话,要先说一句“抱歉,事关紧急,打搅您了!”否则的话对方很可能会厌烦。

拨打电话除了要注意时间的选择,还要注意空间的选择。在工作场合,拨打私人电话应该尽量用自己的手机。

二、简短通话

电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话,有多少事就说多长时间,说清楚为止。但是,在职场中,通话时间是宜短不宜长,要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”,即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。

三、通话内容精练有序

正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。首先,要知道通话对方有几个电话号码,第一个打不通就拨第二个。接通后要先做自我介绍。其次,要列出通话的事项,先讲重要的事情,后讲次要的事情。

四、礼貌挂机

结束通话后要礼貌地挂机。首先,要了解怎样暗示对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点,比如:“陈部长,那这次就说好了,请您下个星期一参加单位的专家论证会。如果没有记错的话,我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下,接您过来。”这就是重复要点的方法,以免对方记错了,或者忘记了。

从礼仪角度来说,通话完毕应该由地位高者先挂断电话。如遇通话双方地位一样,一般是谁先拨打谁先挂断。

五、能面谈就不打电话

工作中经常会遇到需要和同事讨论交流或向领导汇报的情形。有些人有个不太好的习惯,喜欢电话汇报。汇报交流还是当面更为妥当。一方面,面对面交流会更详细更具体,也更有成效;另一方面,当面沟通也显得更有诚意,彰显自己对人对事的重视程度。所以,懒得动不可取,汇报交流这种事最好不要依赖电话哦~

接听电话:需注意这4点

一、铃响不过3声

接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则,及时接听电话,尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。

倘若电话铃声响到6声以上才接,接电话的人应该首先向对方致歉:“抱歉!让您久等了。”

二、安排合理而有序的表达

接听电话要首先“自报家门”,自我介绍身份,其好处就是万一对方拨错了,不至于一错再错。一般来说,有约在先的电话,不要随便让别人代为接听。如果是代领导或同事接听电话,刚好领导或同事不在的话,应该首先告诉对方要找的领导或同事不在,然后再回问对方的身份,来电为何事,是否需要转达等。千万不可先盘问对方,再说领导不在,以免对方误以为是有意回避。

三、正确处理突发情况

在日常工作中,电话中断是经常遇到的情况,尤其是手机,说着说着就断了,可能是没电了,也可能是掉线了。遇到这种情况,一定要告诉对方,自己所在的位置可能网络不好,并请对方指定一个时间,再拨打过去。万一电话突然中断,要马上把电话打回去,打回去的时候第一句话就要道歉,并告知对方电话掉线了,或者说电池用完了,这是对他人的尊重。

四、文明尊重对方

电话机旁时刻准备着纸和笔,对方讲一些重点时,可以迅速记录下来。如果不能及时记录,很可能在工作中造成错误和疏漏。而如果在接听电话的过程中要求对方稍等一下再去寻找笔和纸,有可能让人感到不够被尊重。

接听电话的时候要足够专心,停止手上其他工作和动作,不要一边接听电话一边与身边人说话,这样电话那边的人会感到不受尊重。

接听电话时要坐姿端正,不要东倒西歪。因为不同的坐姿所发出的声音有所不同,另外坐姿不正确手中的电话容易滑落。如果可以,请在接听电话的时候面带微笑,即使对方看不到,也能感受到您的善意。

(来源:公文写作之家 编辑:崔鑫准)