2019年04月14日 周日
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秘书工作者需备的“六种试剂”
发布时间:2019年04月01日 [打印]

优秀秘书工作者的成长之路,无不充满辛酸与苦楚、困难与挑战。做好秘书工作需具备一些基本素质,笔者暂且概括为“六种试剂”。

“润滑剂”:良好的办公习惯

良好的办公习惯是在一点一滴中养成的。比如,可以分门别类地保存好文件材料。对于运转中的公文,根据运转状态(未签批和已签批),放置在不同的地方;对于会议通知、会议纪要、机票行程单等单据,可采用不同的文件袋进行分装,这样就便于查找、不易丢失。对于平时接触到的文件、报纸、杂志,分领域加以保存,可为公文写作提供丰富源泉,避免“书到用时方恨少”。每天下班对桌面物品及时清理,保持办公桌的井然有序,等等。

对于秘书工作者来说,培养和保持良好的办公习惯,不仅可以展现自身良好形象,还可以提升工作效率。细节决定成败,办公习惯看似不起眼,但是日积月累,就很可能成为秘书工作者成长进步快慢的分水岭。

“促进剂”:及时的反思总结

一次出差,突然接到返程航班取消的短信,此时领导正在大会上讲话。在改签机票的过程中,有关人员建议我先预订返程航班,等会议结束后再请示领导。另一次出差,类似情况又出现了,领导已经登上了启程的飞机。回想上次经历,我立即将返程机票改签为那天最早的航班,结果那一天很多参会者都因机票改签较晚而延误了返回。我深感基于经验的、合理的当机立断的重要性,对“总结”二字在秘书工作的作用感触更深。

秘书工作繁杂而琐碎,在每项工作完成之后,秘书工作者都要及时总结,举一反三,改进工作方法,不断提升自己的工作能力。

“活性剂”:恰当的处置能力

一次,我将一个紧急的会议通知直接送到了正在会场的领导手中,正巧大多数参会者也在现场,于是我拿着签批后的会议通知和参会者名单,一一告知。会后,领导狠狠地批评了我,他说:“那份会议通知与参会名单不是最终版,参会人员看到了反复修改的名单,心里是什么感受?”“聪者听于无声,明者见于无形”,一名成熟的秘书工作人员,遇到急事,要沉着冷静,头脑清晰,对工作的各方面因素进行综合考量,在权衡中选出恰到好处的处理方式,这样才能不出或少出纰漏。

“催化剂”:创新的工作方式

承办委务会与党组会是秘书处每个月的重要工作内容。会前,需要收集会议材料与PPT。因为其他烦琐的事务工作,常常会忘记这些会议材料与PPT的提交状态。为了避免收集过程中产生遗漏,创新了“会议材料□PPT□”的印章,对会议通知上的每一个议题进行加盖。每当一个会议材料与PPT 提交完毕,就在相应的“□”打钩,这样一目了然。

“问渠那得清如许?为有源头活水来”,作为秘书工作者,不仅要按规矩办事,更要勇于推陈出新,经常想出新点子、拿出新办法,以此改进工作方式,不断提高办事效率和自身素质。

“稳定剂”:从容的工作状态

一次大会,会前十几分钟才准备打开会议背景PPT,可测试时成功打开的PPT当时竟然打不开了,此时很多参会人员已经入场。更糟糕的是,由于慌乱,主持词与讲话稿也忘记了修改。这次失误直接影响了会议的效果,领导会后对我进行了严厉的批评。

秘书工作任务重、工作量大,出错的概率高,要学会保持平和的心态与稳定的状态,重要的事情充分打出提前量。同时,面对错误要勇敢承认并吸取教训。

“增韧剂”:健康的身体素质

在办公室工作,经常一件事情还没处理完毕,另一件事情就不期而至,让人身心疲惫,非常辛苦。越是忙碌,越要锻炼身体;越是紧张,越需调节身心,否则工作就无法推进。工作间隙,可通过舒展四肢等方式放松身体;下班后及周末,可通过散步、游泳、打球等方式锻炼身体,从而保持心情舒畅,更好地投入工作。

有一个公式“7+1>8”,指的是每天7个小时读书,1个小时锻炼,其学习效率要优于8个小时全都用在学习上。这对做好秘书工作也是有借鉴意义的,工作之余,要坚持锻炼,在保持良好的智商情商与健康的身体之间,注重“体脑平衡”。

(来源:秘书工作 编辑:崔鑫准)